Pour une location ontarienne visée par la Loi sur la location à usage d'habitation, le dépôt de loyer légal a un objet précis. Il paie la dernière période de location; il ne constitue pas une réserve générale pour réparer les lieux après le départ.
Appeler un paiement " dépôt de garantie " ne détermine pas s'il est permis.
Identifier le paiement avant de l'inscrire
La Commission de la location immobilière précise que le dépôt ne peut dépasser un mois de loyer, ou une semaine pour les paiements hebdomadaires, et ne peut servir aux dommages. Le propriétaire doit verser des intérêts chaque année.
Les autres sommes demandent leur propre fondement. Un dépôt remboursable admissible pour les clés n'autorise pas un dépôt pour dommages. Vérifiez les règles applicables plutôt que de regrouper toutes les sommes sous une seule étiquette.
Le reçu et le bail devraient préciser le montant, la date, le payeur, le logement et l'objet. Cela distingue le dépôt du premier mois de loyer.
Suivre l'historique du dépôt
Utilisez une colonne ou un compte distinct pour son solde. Notez tout complément permis, les intérêts, l'application à la dernière période et tout remboursement applicable.
Si le locataire paie le premier et le dernier mois ensemble, la banque voit un seul virement. Le registre doit distinguer les deux composantes. À la dernière période, utiliser le dépôt existant ne crée pas une nouvelle rentrée d'argent.
Rapprocher le bail, le registre et la déclaration
L'étiquette comptable seule ne détermine pas le moment fiscal. Remettez les modalités du bail, la date de réception, la période couverte et l'historique d'utilisation pour établir le traitement selon les règles comptables applicables.
Au départ, traitez les dommages par la procédure appropriée au lieu de les prélever discrètement sur le dépôt. Les documents expliquent le solde final et évitent de transformer un dépôt légal en ajustement comptable sans justification.
